¿Qué es la Gestión de Cambios?

Hace poco uno de los lectores del blog me pidió información sobre la gestión de cambios TIC alegando que yo no tenía entradas relacionadas a este tema, debo agradecerle por haberme participado: ¡Gracias Milagros!

La gestión de cambios tecnológicos es uno de los procesos primordiales dentro de las organizaciones para poder garantizar la continuidad de las operaciones al hacer alguna modificación dentro de la plataforma tecnológica de la misma. Así que a continuación haremos un recorrido por las fases que comprenden este proceso. Sin embargo, antes me gustaría aclarar el porqué uso la frase “gestión de cambios” y no “control de cambios” (así es más probable que encuentren resultados en los buscadores). El paradigma de control es algo que se empleaba, y era necesario, durante la era industrial y se utilizaban a fin de tener muy claro en que parte de una actividad se encontraban los procesos; hoy en día estamos en la era del trabajador del conocimiento, por lo que el paradigma de control ya no tiene cabida, debido a esto las empresas maduras ya emplean lo que es la gestión de los procesos y actividades, ya que trabajando bajo el paradigma de gestión se pueden ver los procesos de forma holística.

En el proceso de Gestión de Cambios se deben manejar varios ambientes tecnológicos, donde se recomiendan, al menos, los siguiente:

• Ambiente de Prueba: este es el ambiente que normalmente usan el grupo de desarrolladores dentro de la organización, es un ambiente con pocos o ningún control.
• Ambiente de Calidad o Certificación: aquí ya aparecen los controles, esto es debido a que este ambiente debe “emular” lo más posible al ambiente de producción, por lo que los permisos concedidos deben ser los mismo que en producción.
• Ambiente de Producción: es el ambiente donde estás todos los servicios que se emplean por la organización, en este entorno los únicos autorizados a realizar modificaciones en la plataforma tecnológica deberían ser el personal de tecnología.

En este proceso participan las siguientes figuras:

• El Solicitante del Cambio: es la persona o área que requiere la realización del cambio por algún motivo o causa.
• El Gestor de Cambios: es la persona o área encargada de dar seguimiento a todo el proceso, a manera de que sea de conocimiento de todos los interesados en que etapa se encuentra el proceso.
• El Ejecutor de Cambios: es normalmente la persona o el área de tecnología, quienes deben ser los únicos autorizados a realizar modificaciones en el ambiente de producción de una organización.
• Comité de Gestión de Cambios: es un cuerpo colegiado, donde se encuentran los representantes de las áreas relacionadas con los cambios tecnológicos que se realicen, usualmente está conformado por Tecnología, seguridad de la información (si la hay), auditoría interna (si la hay) y el usuario, sin embargo se pueden integrar tantas personas sean necesarias. La intención de este equipo de trabajo es evaluar todos los elementos para pasar algún producto o servicio a producción.

También podemos mencionar que existen dos tipos de Cambios tecnológicos:

• Cambios Planificados: son aquellos cambios que debido a su naturaleza, se pueden realizar todas las pruebas, validaciones y determinar el momento ideal para realizar el pase a producción.
• Cambios Urgentes: son a partir de aquellas situaciones que afectan la continuidad de las actividades tecnológicas, por lo que se deben realizar lo antes posible.
• Cabe destacar que todos los cambios tecnológicos debe incluir la documentación del mismo, como lo son: el plan de Roll-Out, plan de Back-Out, Gantt de actividades, Script de pruebas. Por supuesto, en el caso de un Cambio Urgente, esta documentación se presentaría posteriormente.

Más adelante continuaré profundizando en este tema y desarrollando cada aspecto de la gestión de cambios.

Fuente: Carlos Solis

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