Métricas III (Gestión por procesos)
Desde la salida a escena de los estándares de gestión de la 'New Age' venimos oyendo hablar de la Gestión por Procesos. Luego, raro es el sistema en el que realmente se desarrolla un buen despliegue de procesos para su gestión, pero bueno, de todo hay en la viña del Señor, o de la deidad o deidades a las que cada uno adore por su propia religión.
He recibido varios correos electrónicos pidiéndome aclaraciones sobre qué es realmente la gestión por procesos, y hoy me animo a explicar la misma, pero no en términos puristas, sino con un ejemplo claro y práctico: 'El ejemplo de la Mahonesa'. Tachán !!!
Teóricamente, un proceso puede verse como un conjunto de operaciones que transforman unas 'entradas' en unas 'salidas', utilizando unos determinados 'recursos', 'soportes', 'insumos de apoyo' y siendo gestionadas o dirigidas en un estatus superior que dirige el mismo. Dicha gestión o dirección se realiza en base a unos factores, entre los que destaca la propia información a modo de 'feedback' que nos suministra el propio proceso en sus 'salidas'.
Esquema para entender esto mejor:
Como citaba antes, esto es la teoría. Ahora, iniciaré (musiquilla intrigante) 'El Ejemplo de la Mahonesa'. (Otro tachán!!!).
Imaginaos que vamos a hacer una deliciosa (en el mejor de los casos) mahonesa para adornar o acompañar uno de los mejores platos que podemos presentar a ese amigo/a al que es bueno siempre sorprender.
De un lado, tenemos la batidora allí puesta en la cocina, junto a huevos, aceite, ..., y el resto de ingredientes. La teoría de procesos nos dice que un proceso transforma unas 'entradas' en unas 'salidas' ... Pues centrémonos en las 'entradas' y 'salidas'. Si el objetivo de mi proceso 'PROCESO DE HACER MAHONESA' es transformar el aceite, huevos, ajo, ..., en mahonesa, está claro que las entradas son los elementos de partida que echo en el recipiente para batir posteriormente, y que la salida en este caso, será la mahonesa una vez conseguida (si se consigue y no se nos va, que será lo más probable, jeje).
Entradas: Pues todo lo que echo para conseguir el resultado.
Salidas: Lo que obtengo.
Pero claro, para obtener la mahonesa no basta con echar ahí libremente los ingredientes y esperar a que, por generación expontánea se cree. Necesitamos de ese conjunto de operaciones para transformar las entradas en salidas. Siguiendo con el ejemplo, necesito coger la batidora, llevarla al recipiente para batir, introducir la batidora en el recipiente, apretar el botón de batido, y hacer los movimientos que sólo saben hacer las madres hasta montar la mahonesa con esa técnica exquisita que desarrollan (se me olvidaba, lo de meter el dedo en el producto intermedio para chuparlo y probar cada poco tiempo - no podía faltar).
Llevando el símil a un ejemplo de entrega de paquetería, por ejemplo, pues las operaciones que necesitamos desarrollar para llevar el paquete correcto al destinatario correcto serían: comprobación del pedido y del domicilio de entrega, emisión del albarán de entrega, retirada del paquete en almacén y carga en el transporte, transporte a destino, comprobación de domicilio, comprobación de receptor, entrega, captación de conformidad o recibí por parte del receptor, entrega de albarán.
Entrada: Requerimiento de Administración para entrega de paquete
Salida: Entrega de paquete según requisitos de entrega.
Hablaba también de unos recuros de apoyo o también procesos de apoyo que hacen posible dicha transformación. Naturalmente sin electricidad no podríamos batir, al menos que la batidora tuviese una buena batería (que las hay). Pero nosotros nos quedamos en la era pre-batería para batidoras en la cual, supongo, se creó este ejemplo. La electricidad es necesaria, pero también las actividades de cuidado (mantenimiento) que tengamos con la batidora (si está mal, las probabilidades de obtener nuestro resultado serían menores o nulas, ¿verdad? Eso sólo lo saben los cocineros ... Ummm). La selección de los ingredientes base, también podría ser visto como un aporte necesario que soporte el proceso: ¿El tendero de confianza o los que venden huevos en una cuneta de la carretera? Una buena selección del proveedor también ayuda. Debemos pensar en todo aquello necesario para soportar las actividades que transforman las entradas en las salidas.
Por último, hacía referencia a que un ente superior o estatus superior que dirige o gestiona el proceso. En este caso, hablamos de la persona que esta batiendo la mezcla, la cual puede actuar sobre las medidas a emplear de cada ingrediente, el tiempo de batido, sobre cómo hacer los movimientos, etc. ¿Cómo y por qué cambiar? Pues en función de 'mahonesas previas'. A esto es lo que llamamos feedback del proceso. Las salidas que obtenemos del proceso, o de cómo éste va funcionando nos suministran información para tomar decidisones y poder cambiar todo aquello que marche mal o tenga visos de marchar mal. Si vemos que tenemos que añadir más aceite se añade. Si vemos que nos ha salido excesivamente salada, la próxima vez echaremos menos sal. Se trata un poco de eso. De tomar decisiones en función de ciertos parámetros que hemos ido conociendo.
Siendo un poco más riguroso, la gestión de los procesos, se basa en el denominado Ciclo de Deming o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Básicamente para gestionar estos procesos debemos de planificarlos, desarrollarlos/llevarlos a la práctica/aplicarlos, chequearlos/comprobarlos y actuar en función de los datos que obtengamos. Esto puede ser para procesos específicos de la operativa de la empresa u organización o, también, para el proceso de negocio global de la misma.
El esquema del ciclo de mejora continua, ciclo Deming o ciclo PDCA podemos verlo en la práctica totalidad de estándares que están saliendo en los últimos años o los que están siendo renovados de forma reciente. Su representación gráfica es la ruedecita que ponen en los primeros apartados del documento como base para el desarrollo del mismo.
La gran virtud del dichoso esquemita es que, bien aplicado/implantado pues puede llegar a funcionar oiga. El tema está en como todo, que como casi cualquiera dice que tiene un sistema implantado, para más INRI basado en un enfoque a procesos, y luego ni gestionan ni nada, pues así lleva el pobre ciclo su reputación.
Esto funciona. Si el trabajo es bueno, no quepa duda de que funciona.
La estructura de un proceso es la siguiente:
Fuente: http://iso9001-iso27001-gestion.blogspot.com/2006/10/gestion-por-procesos.html
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He recibido varios correos electrónicos pidiéndome aclaraciones sobre qué es realmente la gestión por procesos, y hoy me animo a explicar la misma, pero no en términos puristas, sino con un ejemplo claro y práctico: 'El ejemplo de la Mahonesa'. Tachán !!!
Teóricamente, un proceso puede verse como un conjunto de operaciones que transforman unas 'entradas' en unas 'salidas', utilizando unos determinados 'recursos', 'soportes', 'insumos de apoyo' y siendo gestionadas o dirigidas en un estatus superior que dirige el mismo. Dicha gestión o dirección se realiza en base a unos factores, entre los que destaca la propia información a modo de 'feedback' que nos suministra el propio proceso en sus 'salidas'.
Esquema para entender esto mejor:
Como citaba antes, esto es la teoría. Ahora, iniciaré (musiquilla intrigante) 'El Ejemplo de la Mahonesa'. (Otro tachán!!!).
Imaginaos que vamos a hacer una deliciosa (en el mejor de los casos) mahonesa para adornar o acompañar uno de los mejores platos que podemos presentar a ese amigo/a al que es bueno siempre sorprender.
De un lado, tenemos la batidora allí puesta en la cocina, junto a huevos, aceite, ..., y el resto de ingredientes. La teoría de procesos nos dice que un proceso transforma unas 'entradas' en unas 'salidas' ... Pues centrémonos en las 'entradas' y 'salidas'. Si el objetivo de mi proceso 'PROCESO DE HACER MAHONESA' es transformar el aceite, huevos, ajo, ..., en mahonesa, está claro que las entradas son los elementos de partida que echo en el recipiente para batir posteriormente, y que la salida en este caso, será la mahonesa una vez conseguida (si se consigue y no se nos va, que será lo más probable, jeje).
Entradas: Pues todo lo que echo para conseguir el resultado.
Salidas: Lo que obtengo.
Pero claro, para obtener la mahonesa no basta con echar ahí libremente los ingredientes y esperar a que, por generación expontánea se cree. Necesitamos de ese conjunto de operaciones para transformar las entradas en salidas. Siguiendo con el ejemplo, necesito coger la batidora, llevarla al recipiente para batir, introducir la batidora en el recipiente, apretar el botón de batido, y hacer los movimientos que sólo saben hacer las madres hasta montar la mahonesa con esa técnica exquisita que desarrollan (se me olvidaba, lo de meter el dedo en el producto intermedio para chuparlo y probar cada poco tiempo - no podía faltar).
Llevando el símil a un ejemplo de entrega de paquetería, por ejemplo, pues las operaciones que necesitamos desarrollar para llevar el paquete correcto al destinatario correcto serían: comprobación del pedido y del domicilio de entrega, emisión del albarán de entrega, retirada del paquete en almacén y carga en el transporte, transporte a destino, comprobación de domicilio, comprobación de receptor, entrega, captación de conformidad o recibí por parte del receptor, entrega de albarán.
Entrada: Requerimiento de Administración para entrega de paquete
Salida: Entrega de paquete según requisitos de entrega.
Hablaba también de unos recuros de apoyo o también procesos de apoyo que hacen posible dicha transformación. Naturalmente sin electricidad no podríamos batir, al menos que la batidora tuviese una buena batería (que las hay). Pero nosotros nos quedamos en la era pre-batería para batidoras en la cual, supongo, se creó este ejemplo. La electricidad es necesaria, pero también las actividades de cuidado (mantenimiento) que tengamos con la batidora (si está mal, las probabilidades de obtener nuestro resultado serían menores o nulas, ¿verdad? Eso sólo lo saben los cocineros ... Ummm). La selección de los ingredientes base, también podría ser visto como un aporte necesario que soporte el proceso: ¿El tendero de confianza o los que venden huevos en una cuneta de la carretera? Una buena selección del proveedor también ayuda. Debemos pensar en todo aquello necesario para soportar las actividades que transforman las entradas en las salidas.
Por último, hacía referencia a que un ente superior o estatus superior que dirige o gestiona el proceso. En este caso, hablamos de la persona que esta batiendo la mezcla, la cual puede actuar sobre las medidas a emplear de cada ingrediente, el tiempo de batido, sobre cómo hacer los movimientos, etc. ¿Cómo y por qué cambiar? Pues en función de 'mahonesas previas'. A esto es lo que llamamos feedback del proceso. Las salidas que obtenemos del proceso, o de cómo éste va funcionando nos suministran información para tomar decidisones y poder cambiar todo aquello que marche mal o tenga visos de marchar mal. Si vemos que tenemos que añadir más aceite se añade. Si vemos que nos ha salido excesivamente salada, la próxima vez echaremos menos sal. Se trata un poco de eso. De tomar decisiones en función de ciertos parámetros que hemos ido conociendo.
Siendo un poco más riguroso, la gestión de los procesos, se basa en el denominado Ciclo de Deming o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Básicamente para gestionar estos procesos debemos de planificarlos, desarrollarlos/llevarlos a la práctica/aplicarlos, chequearlos/comprobarlos y actuar en función de los datos que obtengamos. Esto puede ser para procesos específicos de la operativa de la empresa u organización o, también, para el proceso de negocio global de la misma.
El esquema del ciclo de mejora continua, ciclo Deming o ciclo PDCA podemos verlo en la práctica totalidad de estándares que están saliendo en los últimos años o los que están siendo renovados de forma reciente. Su representación gráfica es la ruedecita que ponen en los primeros apartados del documento como base para el desarrollo del mismo.
La gran virtud del dichoso esquemita es que, bien aplicado/implantado pues puede llegar a funcionar oiga. El tema está en como todo, que como casi cualquiera dice que tiene un sistema implantado, para más INRI basado en un enfoque a procesos, y luego ni gestionan ni nada, pues así lleva el pobre ciclo su reputación.
Esto funciona. Si el trabajo es bueno, no quepa duda de que funciona.
La estructura de un proceso es la siguiente:
Fuente: http://iso9001-iso27001-gestion.blogspot.com/2006/10/gestion-por-procesos.html
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